Lập vi bằng cuộc họp Microsoft Teams – Cách thu thập chứng cứ hiệu quả
7.6.24Xã hội ngày càng hiện đại, việc giao tiếp bằng hình thức online dần thay thế một phần giao tiếp trực tuyến truyền thống. Các công ty có xu hướng cho nhân viên “work from home”. Từ đó, ngày càng nhiều ứng dụng/phần mềm họp trực tuyến được ra đời. Một trong số đó là Microsoft Teams. Đây là phần mềm họp trực tuyến được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức lựa chọn để họp online. Rất nhiều vấn đề quan trọng có thể được thảo luận, chốt tại các cuộc họp online như vậy.
Tuy vậy, do đặc thù họp online nên có những sự việc đã diễn ra tại cuộc họp nhưng nếu không được lập văn bản ký tên đầy đủ có thể bị “chối”. Thậm chí, dù đã cẩn thận ghi màn hình cuộc họp nhưng nếu có ai đó “chối” thì có thể thực hiện thủ tục giám định video ghi hình…
Một giải pháp để giải quyết việc này đó là mời Thừa phát lại lập vi bằng cuộc họp trên Microsoft Teams.
Bài viết này của Thừa phát lại Đức Hoài sẽ mô tả một số bước quan trọng mà các Thừa phát lại thường thực hiện để lập vi bằng và ghi nhận chứng cứ trên Microsoft Teams. Các bước này giúp việc mô tả diễn biến cuộc họp được khách quan, toàn vẹn và tránh bị bác bỏ.
Tìm hiểu về cuộc họp trên Microsoft Teams
Chúng tôi sẽ tìm hiểu sơ bộ địa điểm cần Thừa phát lại có mặt để lập vi bằng? Cuộc họp về nội dung gì? Có bao nhiêu thành viên tham dự? Họ đều có user do cùng tổ chức/doanh nghiệp cung cấp hay có user bên ngoài? Có thể cho phép quay phim màn hình cuộc họp hay không? Có công cụ loa/mic bên ngoài để hỗ trợ thêm hay không? Có thể sử dụng máy tính của Thừa phát lại để khách hàng đăng nhập cuộc họp hay buộc phải từ máy tính của khách hàng? Có khả năng một bên nào đó ngăn cản việc Thừa phát lại có mặt lập vi bằng hay không?
Khách hàng cần cung cấp các thông tin này để chúng tôi có thể hình dung sơ bộ về tình huống lập vi bằng và có phương thức lập vi bằng, cử nhân sự phù hợp.
Hình minh hoạ về vi bằng ghi nhận cuộc họp Ms Teams |
Xác định nội dung cần ghi nhận
Bạn sẽ cần mô tả các nội dung cần lập vi bằng: Toàn bộ hay một phần cuộc trò chuyện; ghi nhận toàn bộ ý kiến của các thành viên họp hay chỉ một số thành viên…
Bạn cũng cần trao đổi mục đích lập vi bằng để chúng tôi nắm rõ, tập trung chứng kiến nội dung cần thiết. Đồng thời căn cứ các thông tin mà bạn cung cấp, chúng tôi có thể tư vấn lại với bạn một số vấn đề liên quan khác dưới góc nhìn của một chuyên gia chứng cứ.
Ghi nhận Thừa phát lại có mặt tại địa điểm lập vi bằng
Chúng tôi sẽ chụp hình Thừa phát lại mặt tại địa điểm lập vi bằng, nhằm chứng minh Thừa phát lại thực sự chứng kiến sự kiện lập vi bằng, tuân thủ khoản 1 Điều 39 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, chúng tôi có thể ghi nhận thêm quang cảnh phòng họp ở điểm cầu mà bạn truy cập cuộc họp; có những ai sẽ tham gia cuộc họp ở đầu cầu này; các công cụ hỗ trợ cuộc họp khác như màn hình TV kết nối máy tính để trình chiếu, loa, micro… để người đọc vi bằng hình dung rõ nét hơn về điểm cầu tham gia cuộc họp.
Ghi nhận thông số máy tính và cài đặt máy tính
Tương tự các vi bằng trên internet khác, chúng tôi sẽ ghi nhận thông số máy tính, địa chỉ IP, khả năng kết nối internet, diệt virus, đồng bộ thời gian cho máy tính. Những thao tác này nhằm mô tả, minh chứng máy tính được sử dụng lập vi bằng có cấu hình phù hợp (hoạt động bình thường) đáp ứng được việc truy cập vào ứng dụng Microsoft Teams để lập vi bằng.
Ghi nhận thông tin phần mềm Microsoft Teams và tài khoản sẽ sử dụng để login (đăng nhập) cuộc họp
Thừa phát lại sẽ truy cập vào mục “Cài đặt” hoặc “Setting” ở biểu tượng dấu “…” ở góc trên, bên phải của giao diện Microsoft Teams để có được thông tin của phần mềm (About Teams).
Hình minh hoạ vi bằng Ms Teams |
Ngoài ra, Thừa phát lại cũng sẽ mô tả tài khoản được dùng để đăng nhập cuộc họp và sử dụng lập vi bằng (cũng ở biểu tượng của tài khoản góc trên, bên phải giao diện Microsoft Teams).
Điều này nhằm chứng minh, đây chính xác là phần mềm Microsoft Teams và cũng đã được cập nhật phiên bản mới nhất của nhà phát hành đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản tốt nhất của nó.
Mô tả tổng quan cuộc họp
Chúng tôi sẽ chụp màn hình giao diện Microsoft Teams đang diễn ra cuộc họp. Quan sát và ghi nhận có bao nhiêu tài khoản đang đăng nhập tham gia cuộc họp. Các tài khoản đó tên là gì, thông tin cụ thể như thế nào, hình ảnh người đang sử dụng tài khoản (bằng cách nhấp vào từng tài khoản để xem).
Chúng tôi sẽ không biết thông tin về họ tên, chức vụ của người phát biểu (ngoại trừ bạn). Do đó, chúng tôi sẽ mô tả trong vi bằng các tài khoản đó là ông A, bà B đang sử dụng (theo lời trình bày của bạn).
Mô tả diễn biến cuộc họp
Mô tả một phần hay toàn bộ
Tuỳ theo yêu cầu của bạn mà Thừa phát lại tập trung quan sát toàn bộ/một phần cuộc họp hoặc chỉ tập trung vào phần phát biểu của một số tài khoản nhất định.
Ghi âm, ghi màn hình máy tính là rất quan trọng
Do lời phát biểu thường là văn nói, không như văn đọc nên thường có ngắt quãng, có chữ thừa, quãng nghỉ… đồng thời thời gian cuộc họp có thể kéo dài nên việc đảm bảo chính xác, nguyên văn lời phát biểu của những người tham gia cuộc họp ra văn viết vi bằng có thể mất thời gian, tốn nhiều chi phí cho bạn. Giải pháp là bạn sử dụng chức năng ghi màn hình cuộc họp và cung cấp file ghi hành này cho chúng tôi đính kèm vi bằng.
Hiện Microsoft Teams chỉ cấp chức năng ghi màn hình cho Người tổ chức cuộc họp/Đồng tổ chức/Diễn giả (người thuyết trình). Còn người tham dự thì không được ghi màn hình. Do đó, nếu tài khoản của bạn là người tham dự và bạn được share video ghi màn hình thì cung cấp cho chúng tôi đính kèm vi bằng. Chúng tôi sẽ đối chiếu file này với file ghi âm, ghi hình riêng của chúng tôi để xác nhận diễn biến cuộc họp là chính xác.
Mô tả nội dung thảo luận trên chatbox
Các thành viên tham gia họp có thể nhắn tin, thảo luận trên chatbox bên phải giao diện Microsoft Teams. Chúng tôi sẽ chụp hình, mô tả trong vi bằng nếu bạn có yêu cầu.
Theo quy định, vi bằng của Thừa phát lại sẽ đăng ký tại Sở Tư pháp và có giá trị nguồn chứng cứ tại Toà án. Do đó, đề nghị Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận cuộc họp trên ứng dụng Microsoft Teams sẽ giúp bạn lưu trữ lại những thông tin cuộc họp, làm cơ sở đối chứng giữa các bên về sau, xuất trình cho Toà án nếu các bên có tranh chấp về nội dung cuộc họp.
Trên đây là bài viết “Lập vi bằng cuộc họp Microsoft Teams – Cách thu thập chứng cứ hiệu quả" của
Thừa phát lại Đức Hoài. Hi vọng, bạn đã có được những thông tin hữu ích.